Главная arrow Описание функций South arrow Проф. Общие правила работы arrow 02. Построение документа  
23:11:2017 г.

02. Построение документа

Печать E-mail

Процедуры и функции, применяемые при построении документа :

"F1"
"F9"
"Alt+F9"
"Ctrl+F9"
"F10" или "Esc"
- Подсказка
- Формирование и вывод текстового отчета
- Переход в режим аналитического экрана
- Переход в таблицу Microsoft Excel (OpenOffice.org Calc)
- Выход из режима построения отчета

Настройка данных :

"Insert"    
"Ctrl+Ins"    
"F2"    
"F3"    
"F4"    
"F5"    
"F6"    
"Ctrl+F6" 

"Enter"    
- Поля отчета (добавить / убрать)
- Поля отчета (вставить / убрать)
- Фильтр 
- Редактирование наименования отчета
- Настройка структуры отчета
- Настройка формата документа
- Сортировка
- Вторичная сортировка по числовому полю
  (по убыванию / возрастанию / отключено)
- Выбор полей сравнения

Дополнительный сервис : 

"Alt+F2"    
"Ctrl+F2"
"F7"              
"Ctrl+F7"        
"Ctrl+PgDn"    
"Ctrl+PgUp"    
"Alt+(минус)"
"Alt+(плюс)"  
"Стрелка влево"  
- Просмотр выбранных полей отчета
- Просмотр установленных фильтров по полям отчета
- Поиск по контексту
- Поиск по контексту
- Переход вниз по группам полей
- Переход вверх по группам полей
- Уменьшение порядкового номера поля (поднять вверх)
- Увеличение порядкового номера поля (опустить вниз)
- Переход в список групп полей

1. Выбор полей в отчет - ("Insert")

При выборе необходимых полей, для быстрого перехода из одной группы полей в другую, удобно пользоваться клавишами "Стрелка влево" (переход в список групп полей) и "Стрелка вправо" (возврат в список полей) или "Ctrl+PgDn" и "Ctrl+PgUp" (переход по группам полей)

   Поля,  выбранные в отчет,  будут выделены  желтым  цветом.

Номер, появляющийся перед наименованием отмеченного поля, определяет последовательность полей в отчете.

 - При выборе полей клавишей  "Insert", поля располагаются в последовательности выбора оператором, а сочетанием клавиш "Ctrl+Ins" - в последовательности, определенной списком полей. 

 - Изменить последовательность полей можно клавишами "Alt+(минус)" или "Alt+(плюс)".

Для просмотра выбранных полей можно воспользоваться клавишей "Alt+F2" (Просмотр выбранных полей отчета)

2. Фильтр - ("F2")

Наложение фильтра по определенным полям позволяет сделать необходимую выборку данных в формируемом отчете. Количество полей, по которым наложен фильтр, не ограничено.

Например :
Можно собрать данные по необходимым группам (подгруппам) товара, пришедшие от конкретного поставщика (поставщиков) и имеющие определенный код прихода товара.

Перед формированием фильтра по символьным полям система выдает дополнительный запрос о способе фильтрации :

  • < Список встречающихся >
    Формируется список встречающихся полей из подготовленной аналитической базы
  • < Общий список - быстро >
    Выдается список полей из вспомогательного архива системы
    Например : Архив поставщиков / получателей
  • < По контексту >
    Выдается список контекста с возможностью дополнения и редактирования.
    Условие фильтра может быть равным контексту или исключен :
    [Х] Исключая равные заданному
  • < По маске >
    Выдается список контекста по маске с возможностью дополнения и редактирования.
    В отличии от фильтра по контексту, искомый контекст по маске находится в определенной позиции строки, у которой остальные символы заполнены знаком "?"
    Условие фильтра может быть равным контексту по маске или исключен :
    [Х] Исключая равные заданному

после чего предлагается к выбору список, в котором необходимо отметить ("Insert") требуемые поля для условия фильтра.

При наложении фильтра по логическим полям выдается запрос условия фильтрации :

  • < Да >   (Включен)
  • < Нет >  (Выключен) 

Просмотреть список установленных фильтров по полям отчета  - "Ctrl+F2"

3. Сортировка - ("F6")

Поле, по которому включена сортировка. Помечается символом "С1" (первичная сортировка). Может быть определена только для одного символьного поля.

4. Вторичная сортировка по цифровым полям - ("Ctrl+F6")

Применяется для определения рейтинга по любому числовому полю. Может быть определена только для одного числового поля.

В случае включенного заголовка группы в структуре отчета (см.ниже), вторичная сортировка (рейтинг) будет определяться внутри каждой группы, а не в целом по отчету.

5. Структура отчета - ("F4")

Применяется для группирования данных по определенным признакам, с возможностью вывода промежуточных итогов по группе.

Заголовком группы при настройке структуры является поле, по которому включена первичная сортировка.

Причем вторичная сортировка (рейтинг) в этом случае будет определяться внутри каждой группы, а не в целом по отчету.

Например :
Можно собрать данные по остаткам товара, разбив товар по группам (подгруппам) товара с промежуточными итогами для каждой группы (подгруппы). В этом случае в списке полей, выводимых в отчет, отмечается поле "Наименование", а первичная сортировка включается по группе (подгруппе) товара.

6. Поля сравнения - ("Enter")

Применяется для сравнительного анализа данных по дополнительному признаку. В этом случае данные по полям сравнения будут выводиться в столбцы, что визуально более удобно для просмотра в текстовом документе.

   Наименование поля, по которому выбраны поля сравнения, выделяется оливковым цветом. 

В случае, если поле помечено для вывода в отчет ("Insert" ) и одновременно по этому полю включены поля сравнения ("Enter"), данные по этому полю будут выводиться как по строкам, так и по столбцам отчета.

Такой отчет информативно перегружен данными, становится тяжелым к визуальному восприятию, а значит, не имеет аналитического смысла.

   В этом случае поле будет выделено красным цветом.

7. Формат документа - ("F5")

В данном окне устанавливаются настройки вывода документа на печать.

Длина листа определяет количество строк, выводимых на лист. На каждую следующую страницу будет выведен заголовок отчета.

В случае, если  длина листа = 0, отчет будет выводиться без разделителя страниц и, соответственно, без формирования заголовка по страницам (сквозной отчет).

8. Формирование и вывод текстового отчета - ("F9")

Формируется текстовый отчет и выводится на печать.

9. Дополнительная обработка отчета :

- Переход в режим аналитического экрана - ("Alt+F9")

Результат представляется в виде интерактивного экрана. Имеется возможность дополнительной настройки документа по ширине полей, с формированием текстового документа как по всем, так и по отмеченным записям в отчете. ... [...] 

- Таблица EXCEL (OpenOffice.org Calc) ("Ctrl+F9")

Результат экспортируется в таблицу Microsoft Excel (OpenOffice.org Calc) для дальнейшей обработки и форматирования.

Внимание !
Если при настройке отчета было включено поле "Заголовок группы" (Структура отчета), то поле по которому включена первичная сортировка, должно быть помечено ("Insert") в отчет.

Иначе в таблице Microsoft Excel не будут выводиться наименование групп и промежуточные итоги по группе.

Последующая обработка отчета проводится средствами Microsoft Excel (OpenOffice.org Calc)

Настройка экспорта производится :

Конфигурация системы  -->  12. Конфигурация рабочих режимов  -->  19. Проф-Анализ. Экспорт в Excel :

  • Microsoft Excel
  • OpenOffice.org Calc
 
« 01. Этапы формирования документов   03. Примеры построения документа »
Последние новости