02. Построение документа |
Процедуры и функции, применяемые при построении документа :
Настройка данных :
Дополнительный сервис :
1. Выбор полей в отчет - ("Insert") При выборе необходимых полей, для быстрого перехода из одной группы полей в другую, удобно пользоваться клавишами "Стрелка влево" (переход в список групп полей) и "Стрелка вправо" (возврат в список полей) или "Ctrl+PgDn" и "Ctrl+PgUp" (переход по группам полей) Поля, выбранные в отчет, будут выделены желтым цветом. Номер, появляющийся перед наименованием отмеченного поля, определяет последовательность полей в отчете. - При выборе полей клавишей "Insert", поля располагаются в последовательности выбора оператором, а сочетанием клавиш "Ctrl+Ins" - в последовательности, определенной списком полей. - Изменить последовательность полей можно клавишами "Alt+(минус)" или "Alt+(плюс)". Для просмотра выбранных полей можно воспользоваться клавишей "Alt+F2" (Просмотр выбранных полей отчета) 2. Фильтр - ("F2") Наложение фильтра по определенным полям позволяет сделать необходимую выборку данных в формируемом отчете. Количество полей, по которым наложен фильтр, не ограничено.
Например : Перед формированием фильтра по символьным полям система выдает дополнительный запрос о способе фильтрации :
после чего предлагается к выбору список, в котором необходимо отметить ("Insert") требуемые поля для условия фильтра. При наложении фильтра по логическим полям выдается запрос условия фильтрации :
Просмотреть список установленных фильтров по полям отчета - "Ctrl+F2" 3. Сортировка - ("F6") Поле, по которому включена сортировка. Помечается символом "С1" (первичная сортировка). Может быть определена только для одного символьного поля. 4. Вторичная сортировка по цифровым полям - ("Ctrl+F6") Применяется для определения рейтинга по любому числовому полю. Может быть определена только для одного числового поля. В случае включенного заголовка группы в структуре отчета (см.ниже), вторичная сортировка (рейтинг) будет определяться внутри каждой группы, а не в целом по отчету. 5. Структура отчета - ("F4") Применяется для группирования данных по определенным признакам, с возможностью вывода промежуточных итогов по группе. Заголовком группы при настройке структуры является поле, по которому включена первичная сортировка. Причем вторичная сортировка (рейтинг) в этом случае будет определяться внутри каждой группы, а не в целом по отчету.
Например : 6. Поля сравнения - ("Enter") Применяется для сравнительного анализа данных по дополнительному признаку. В этом случае данные по полям сравнения будут выводиться в столбцы, что визуально более удобно для просмотра в текстовом документе. Наименование поля, по которому выбраны поля сравнения, выделяется оливковым цветом. В случае, если поле помечено для вывода в отчет ("Insert" ) и одновременно по этому полю включены поля сравнения ("Enter"), данные по этому полю будут выводиться как по строкам, так и по столбцам отчета. Такой отчет информативно перегружен данными, становится тяжелым к визуальному восприятию, а значит, не имеет аналитического смысла. В этом случае поле будет выделено красным цветом. 7. Формат документа - ("F5") В данном окне устанавливаются настройки вывода документа на печать. Длина листа определяет количество строк, выводимых на лист. На каждую следующую страницу будет выведен заголовок отчета. В случае, если длина листа = 0, отчет будет выводиться без разделителя страниц и, соответственно, без формирования заголовка по страницам (сквозной отчет). 8. Формирование и вывод текстового отчета - ("F9") Формируется текстовый отчет и выводится на печать. 9. Дополнительная обработка отчета :
- Переход в режим аналитического экрана - ("Alt+F9") - Таблица EXCEL (OpenOffice.org Calc) ("Ctrl+F9") Результат экспортируется в таблицу Microsoft Excel (OpenOffice.org Calc) для дальнейшей обработки и форматирования.
Внимание ! Иначе в таблице Microsoft Excel не будут выводиться наименование групп и промежуточные итоги по группе. Последующая обработка отчета проводится средствами Microsoft Excel (OpenOffice.org Calc) Настройка экспорта производится : Конфигурация системы --> 12. Конфигурация рабочих режимов --> 19. Проф-Анализ. Экспорт в Excel :
|
« 01. Этапы формирования документов | 03. Примеры построения документа » |
---|